Segundo dados da pesquisa Covid-19 CFO Pulse realizada com 46 diretores financeiros brasileiros, 80% deles acreditam que a pandemia do novo coronavírus deve causar redução nas receitas e lucros das empresas em 2020. A pesquisa apontou também que a principal ação tomada pelos diretores em resposta à crise é a contenção de custos. Resultados apontam que 87% dos entrevistados avaliam adotar a medida.
Esse cenário de pandemia destacou a necessidade e importância que deve ser dada ao processo de contenção de gastos para garantir a sustentabilidade financeira. Com a redução das receitas e lucros, as empresas recorreram a ações emergenciais de redução de custo, entretanto, a realidade aponta que essa saída não deve ser vista como uma ação, e sim como um processo cíclico de redução de custos, que possui início, meio e fim e se repete.
Nesse artigo vamos apresentar algumas dicas para controle de custos e responder uma grande preocupação para a gestão de qualquer empresa: como promover ações de redução de custo para a minha empresa sem afetar a qualidade ou recorrer a demissões?
1º Planejamento e orçamento
Para desenhar melhor as ações e observar oportunidades de redução de custos para sua empresa, é necessário entender que redução de custos é um processo, que tem início no planejamento e controle de gastos, despesas e lucros. Isso ocorre, na maioria das empresas, na reunião anual de planejamento estratégico e orçamento.
Planejamento estratégico
A grande maioria das empresas utiliza o final do ano corrente para planejar a estratégia que será utilizada para o próximo ano, que guiará todos os projetos para as áreas da empresa. Uma segunda etapa do planejamento é a definição de orçamento, que abrange a projeção de receita, custos e lucro da companhia para o próximo ano.
Após a avaliação dos custos, é definido o orçamento para cada área. Nessa etapa, é interessante avaliar todos os custos e despesas para observar oportunidades de melhoria e incluir na projeção de orçamento. Uma dica para que o processo seja mais efetivo é realizar o controle mensal dos gastos ao longo do ano por meio de um ERP ou utilizando uma planilha de controle de gastos.
Unifique todas as planilhas de gastos dos 12 últimos meses e avalie os valores recorrentes. Algumas perguntas que você pode fazer para si mesmo e para a área responsável são: Esses custos são essenciais? Esses custos estão crescendo? Quanto? Qual o benefício desses custos? Qual o resultado que o aumento nos custos trouxe?
Por meio dessas perguntas você pode avaliar o custo benefício desse gasto e avaliar oportunidades de melhoria junto com a área responsável.
Exemplo de redução de custos com uso de ferramenta de planejamento
Aqui na Energizou nós utilizamos relatórios mensais para controle de gastos. Após observar um aumento expressivo nos gasto com um sistema CRM específico, foi questionado à área por que os custos estavam crescendo. Após uma análise, o sistema contratado cobrava um valor por cada novo usuário cadastrado e estava sendo utilizado para controle dos novos representantes comerciais.
Porém, uma mudança pequena na ferramenta poderia reduzir a quantidade de usuários para apenas três, reduzindo os custos no uso em R$ 2.000 por mês, que representa R$ 24.000 de custo a menos ao longo do ano.
Uma dica é focar nos custos recorrentes, porque qualquer pequena redução pode representar milhares de reais no final do ano.
2º Otimização de processos
Após analisar todos os custos e gastos mensais da sua empresa, a próxima etapa é otimizar os processos. Uma das primeiras alternativas que os gestores têm é diminuir o quadro de funcionários e reduzir a folha. Porém, existem outras alternativas que podem ser exploradas que são mais simples e tem menos impactos.
Tecnologias para otimização de processos
Ao otimizar os processos, é possível diminuir o erro das funções, diminuir o tempo para realização e o retrabalho das atividades. Esse tipo de ação é muito eficiente para reduzir os gargalos da operação e os desperdícios financeiros também. Assim os funcionários envolvidos podem utilizar o tempo disponível para outras atividades que gerem receita para a companhia
A tecnologia é um aliado importante nesse atividade. É possível encontrar ferramentas gratuitas de controle de gastos ou até investir em um sistema de gestão para otimização de atividades com geração de relatórios.
Usa da tecnologia do PIX para redução de custos
O sistema de pagamentos instantâneos, PIX, desenvolvido pelo Banco Central do Brasil é uma solução tecnológica que promete reduzir os custos para as empresas e otimizar os processos de pagamento para as empresas. Trata-se de uma solução de pagamentos que substituirá o DOC e TED.
Para o varejo, o PIX pode ter uma aplicação ainda maior. Reduzindo as taxas de cartão de crédito e débito, o PIX promete revolucionar as transações com os consumidores tanto para vendas físicas quanto para o e-commerce, reduzindo os custos para os varejistas e promovendo uma melhor experiência de compra para o consumidor.
3º Estoque
O estoque de uma empresa é um dos recursos mais importantes do negócio e exige muito gerenciamento e controle. É importante olhar para esse recurso e adotar técnicas que evitem o desperdício, mas também que não prejudiquem as vendas. Ou seja, encontrar o ponto ótimo entre velocidade de atendimento ao cliente e controle de custos. Listamos aqui duas técnicas que podem ser utilizadas para chegar nesse ponto ótimo: previsão de demanda e estoque de segurança.
Planejamento de demanda
Previsão de demanda é uma técnica utilizada tanto para nortear a precificação dos seus produtos, analisar a viabilidade de crescimento e expansão do negócio e gerenciar os custos com o estoque. Trata-se de uma projeção da demanda futura de uma empresa para um determinado período. É diferente de previsão de venda, porque tenta projetar os interesses do público alvo, não a expectativa de vendas próprias da empresa.
É possível realizar um planejamento de demanda por meio de dois métodos: pesquisa qualitativa com o público consumidor de sua empresa e pesquisa quantitativa pelo método estatístico. Acesse para conhecer mais dicas sobre o passo a passo para realizar o planejamento de demanda da sua empresa.
Estoque mínimo
Estoque mínimo é a quantidade mínima de produtos que devem ser mantidos pela empresa até o momento de solicitar uma nova compra do fornecedor. Pode ser calculado pela fórmula estoque mínimo = consumo médio diário x tempo de reposição. É uma métrica importante a ser calculada porque evita a possibilidade de falta de estoque, ou seja, perder vendas, mas também evita o desperdício financeiro de ter um estoque parado.
4º Conta de energia
Outro passo importante para incluir no processo de redução de custos da sua empresa é avaliar as soluções disponíveis para reduzir os custos da conta de energia da sua empresa. Existem três opções: redução do consumo, investimento em geração própria e o Mercado Livre de Energia.
Redução do consumo de energia
Existem diversas medidas que podem ser adotadas para redução do consumo de energia, como trocar as lâmpadas incandescentes por LED, desligar aparelhos não utilizados como monitores ou impressoras. Não deixe os equipamentos em standby e adote o hábito de manter as janelas aberta e desligar o ar condicionado durante a manhã, quando a temperatura é mais amena.
Existem outros exemplos de eficiência energética que podem ser adotadas como troca do equipamento de climatização antigo e motores antigos para aumentar eficiência. Outro caso também é do uso de cogeração, onde utilizar o reaproveitamento de gases de escape de caldeiras a gás para redução do consumo de energia.
Saiba mais em: http://www.inee.org.br/eficiencia_o_que_eh.asp?Cat=eficiencia
Investimento em geração própria
Uma alternativa para redução dos custos em energia é o investimento em geração própria, seja por meio de compra ou aluguel de geradores à diesel ou instalação de placas fotovoltaicas para geração solar de energia. Esses equipamentos que geram energia necessitam um investimento inicial, mas reduzem os custos mensais.
Mercado Livre de Energia
O Mercado Livre de Energia é uma opção disponível para os consumidores empresariais que reduz o preço pela energia consumida e a tarifa propriamente dita. Nessa solução, o cliente continua contratando os serviços de transporte e entrega da energia da sua distribuidora, mas a diferença é que a energia é comprada diretamente dos grandes geradores do país, resultando em uma redução de até 20% os custos em energia da sua empresa, sem investimento inicial.
A Energizou oferece uma solução integrada para os clientes que desejam optar pelo Mercado Livre de Energia, realizando todos os processos administrativos necessários para que o consumidor se habilite para essa modalidade e fornecendo energia mais barata, também.
Conheça mais sobre o Mercado Livre de Energia em: https://energizou.com.br/blog/o-mercado-livre-de-energia-e-para-o-meu-negocio
5º Telefonia e internet
Telefonia e internet são insumos essenciais para qualquer empresa, porque impactam em toda a operação e nos resultados de venda também. Porém, é uma despesa em que há grande oportunidades de otimização de custos, tanto por meio de tecnologias como VoIP, renegociação de contratos ou até mesmo incentivar a cultura de uso de outras plataformas gratuitas, como realizar ligações de voz via what’s app através do celular coorporativo.
Conclusão
A nova pandemia do Coronavírus mostrou quão importante é a redução de custos para garantir a sustentabilidade financeira de uma operação com receita reduzida, porém, é importante tratar contenção de gastos como um processo, que possui início, meio e fim e se repete periodicamente. Dessa forma, ao tratar esse tópico como um processo, não há necessidade de soluções imediatas e complexas, como redução da folha de funcionários e garante que a empresa está evitando desperdícios e aumentando eficiência na sua operação.